Запрос — это особый ракурс таблицы. В нем отображаются выбранные записи или поля внутри записей, а также сортируются записи. Запрос может быть связан с одной или несколькими таблицами, если они имеют общие поля.
Необходимость в запросе возникает, когда происходит частое обращение к подмножеству данных, которые могут быть определены условием фильтра.
Как создать запрос в режиме мастера
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Запрос в области База данных.
2. В области Задачи дважды щелкните по строке Использовать мастер для создания запроса.
3. В окне Мастер запросов на этапе Выбор полей задайте таблицу для создания запроса и поля, которые следует включить. Для этого откройте список Таблица и выберите таблицу для формирования запроса.
4. В списке Доступные поля щелчками мыши при нажатой клавише Ctrl выберите строки нужных полей и щелкните по кнопке > (между списками Доступные поля и Поля в запросе). Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
5. В окне Мастер запросов на этапе Порядок сортировки задайте порядок сортировки записей данных в запросе. Для этого откройте список Сортировка и выберите поле, по которому будет сортироваться созданный отчет. Выберите пункты направления сортировки: по возрастанию или по убыванию.
6. Откройте списки Затем по и выберите дополнительные поля, по которым созданный отчет будет сортироваться в случае совпадения предыдущих. Выберите для каждого списка пункты направления сортировки: по возрастанию или по убыванию.
-Критерий сортировки нельзя выбирать дважды Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
7. На этапе Условие поиска задайте условия поиска для фильтрации запроса. Для этого активируйте:
• Соответствие всем из следующих — для фильтрации запроса по всем условиям с использованием логического И;
• Соответствие любому из следующих — для фильтрации запроса по условиям с использованием логического ИЛИ.
8. Откройте список Поле и выберите имя поля для условия фильтрации.
9. В списке Условие выберите условие фильтрации: равно, не равно, меньше чем и т.д.
10. В списке Значение введите значение для условия фильтрации.
11. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
12. На этапе Полное или общее укажите, следует ли показывать все записи запроса или только результаты статистических функций. Для этого активируйте нужный пункт:
• Детальный запрос — для отображения всех записей запроса;
• Итоговый запрос — для отображения только результатов статистических функций.
-Данный этап доступен, если в запросе есть числовые поля, позволяющие использовать статистические функции.
13. После выбора второго пункта откройте список Агрегатные функции и выберите статистическую функцию.
-Можно выбрать любое количество статистических функций, по одной в каждой строке элементов управления. С помощью кнопки (+) добавьте строку элементов управления, а с помощью кнопки (–) удалите последнюю строку элементов управления.
14. Откройте список Поля и выберите имя числового поля. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
15. На этапе Группировка укажите, следует ли группировать запрос. При этом источник данных должен поддерживать SQL (раздел инструкции ORDER BY). В другом случае данный этап пропускается. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
16. На этапе Условия группировки задайте условия для группировки запроса. Данный этап доступен только при выполнении условий предыдущего этапа.
17. На этапе Альтернативные названия укажите альтернативные названия полям и щелкните по кнопке Дальше.
18. На этапе Обзор задайте имя запроса, а затем выберите действие после создания запроса:
• Показать запрос — для сохранения и отображения запроса;
• Изменить запрос — для сохранения запроса и открытия его для редактирования.
-Поле Обзор отображает информацию по сформированному за просу.
19. Щелкните по кнопке Готово.
20. Откроется окно созданного запроса. Как создать запрос в режиме конструктора
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Запрос в области База данных.
2. В области Задачи дважды щелкните по строке Создать запрос в режиме дизайна.
3. В окне конструктора запроса сформируйте форму запроса.
Как редактировать запрос
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Запросы в области База данных.
2. В области Запросы щелкните правой кнопкой мыши по имени нужного запроса.
3. В контекстном меню выберите пункт Изменить.
4. В окне конструктора запроса внесите необходимые изменения и дополнения.
5. Сохраните запрос и закройте окно конструктора.
Как переименовать запрос
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Запросы в области База данных.
2. В области Запросы щелкните правой кнопкой мыши по имени нужного запроса.
3. В контекстном меню выберите пункт Переименовать.
4. В окне Переименовать введите новое имя запроса.
5. Закройте окно кнопкой ОК.
Как заполнить запрос данными
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Запросы в области База данных.
2. В области Запросы дважды щелкните по имени нужного запроса.
3. В окне запроса внесите нужные данные.
4. Сохраните внесенные данные и закройте окно запроса.
Как удалить запрос
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Таблицы в области База данных.
2. В области Таблицы щелкните правой кнопкой мыши по имени нужной таблицы.
3. В контекстном меню выберите пункт Удаление.
4. В дополнительном окошке подтвердите удаление кнопкой Да.