Отчеты представляют собой текстовые документы Writer, в которых данные отображаются в организованном и отформатированном виде.
Как создать форму в режиме мастера
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Отчеты в области База данных.
2. В области Задачи дважды щелкните по строке Использовать мастер для создания формы.
3. В окне Мастер отчетов на этапе Выбор полей выберите таблицу или запрос, на основе которых будет строиться отчет, а также активируйте поля, которые требуется включить в отчет. Для этого откройте список Таблицы и запросы и выберите нужную строку.
4. В списке Существующие поля щелчками мыши при нажатой клавише Ctrl выберите строки нужных полей и щелкните по кнопке > (между списками Существующие поля и Поля в отчете).
Выбранные поля отобразятся в списке Поля в отчете. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
5. На этапе Поля меток при необходимости укажите, что будут обозначать поля. Для этого заполните строки в списке полей .
Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
6. На этапе Группировка при необходимости сгруппируйте значения одного или нескольких полей, выбранных на предыдущей странице мастера.
7. В списке Поля выберите названия полей, по которым будет сгруппирован итоговый отчет и, используя кнопку >, переместите их в список Группировка. -В отчете можно группировать до четырех полей.
При объединении нескольких полей согласно их уровню группировки создаются вложенные группы. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
8. На этапе Параметры сортировки укажите поля, по которым необходимо отсортировать отчет. Для этого откройте списки Сортировка и Затем по и выберите нужные строки. -Поля можно сортировать по четырем уровням, причем каждый — по возрастанию или по убыванию, а сгруппированные поля можно сортировать только внутри своих групп. Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
9. На этапе Разметка из разных шаблонов и стилей выберите нужную разметку и ориентацию страницы отчета.
10. Для этого в списке Разметка данных щелкните по нужной строке.
-Набор стилей влияет на шрифты, отступы, фон таблицы и т. д.
11. В группе Ориентация активируйте:
• Альбомная — для горизонтального расположения страницы отчета;
• Книжная — для вертикального расположения страницы отчета . Для перехода к следующему этапу создания таблицы щелкните по кнопке Дальше.
12. На этапе Создать отчет укажите окончательное имя отчета в графе Заголовок отчета.
13. В группе Какой тип отчета вы хотите создать? активируйте нужный пункт:
• Статический отчет — для сохранения отчета в статическом виде. При его открытии всегда будут отображаться только данные, которые содержались в этом документе в момент создания;
• Динамический отчет — для сохранения отчета в виде шаблона. При открытии такого отчета он будет отображаться с текущим содержимым.
14. В группе Что вы собираетесь делать после создания отчета выберите нужное действие:
• Модифицировать шаблон отчета — с возможностью последующего редактирования;
• Создать отчет сейчас — для сохранения отчета и завершения работы.
15. Щелкните по кнопке Готово.
16. Отчет откроется в окне приложения Writer в режиме Только для чтения.
Как редактировать отчет
Так как отчет является статическим документом Writer, то его изменение не будет связано с исходными данными, что необходимо учитывать.
1. Откройте отчет в окне Writer.
2. Щелкните по кнопке Редактировать документ на панели инструментов Стандартная.
3. Внесите и сохраните нужные изменения в текст отчета.
4. Для выхода из режима редактирования повторно щелкните по кнопке Изменить документ.
Как выполнить отчет
Команда Запустить отчет позволяет переформировать отчет в реальном режиме времени.
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Отчеты в области Базы данных.
2. В области Отчеты щелкните правой кнопкой по значку нужного отчета.
3. В контекстном меню выберите пункт Изменить.
4. В окне конструктора отчета щелкните по кнопке Запустить отчет на панели Стандартная.
5. В окне текстового приложения отобразится отчет с обновленными записями.
Как сортировать отчет
Сортировка отчета позволяет изменить размещение записей базы данных .
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Отчеты в области Базы данных.
2. В области Отчеты щелкните правой кнопкой по значку нужного отчета.
3. В контекстном меню выберите пункт Изменить.
4. В окне конструктора отчета щелкните по кнопке Сортировка и группировка на панели Стандартная.
5. В окне Сортировка и группировка щелкните по полю, которое необходимо отсортировать в первую очередь, в списке Группы.
6. Задайте нужные параметры сортировки в группе Сортировка.
7. Повторите процедуру для каждой строки списка Группы.
-Используя кнопки Вверх и Вниз, задайте нужную очередность строк.
8. Закройте окно.
9. Щелкните по кнопке Запустить отчет на панели Стандартная.
10. В окне текстового приложения отобразится отчет с новым расположением записей.
Как группировать записи в отчете
Группировка записей отчета позволяет объединять поля на основе значений одной или нескольких записей.
В отчете можно группировать до четырех полей.
1. В окне открытой базы данных щелкните по элементу Отчеты в области Базы данных.
2. В области Отчеты щелкните правой кнопкой по значку нужного отчета.
3. В контекстном меню выберите пункт Изменить.
4. В окне конструктора отчета щелкните по кнопке Сортировка и группировка на панели Стандартная.
5. В списке Группы откройте список Верхний колонтитул группы и выберите пункт Отображать.
6. Щелкните по кнопке Добавить поле на панели Стандартная.
7. Перетащите из окошка Добавить поле запись поля, которую необходимо сгруппировать, в область верхнего колонтитула группы. Затем перетащите остальные поля в область Детали.
8. Щелкните по кнопке Запустить отчет.
Как распечатать отчет
1. В окне открытого отчета раскройте меню Файл.
2. В списке команд выберите пункт Предварительный просмотр.
3. Далее действуйте так же, как при печати обычных документов приложения Writer.
Как открыть базу данных в приложении Writer и Calc
1. В окне открытого документа или электронной таблицы откройте меню Вид.
2. В списке команд выберите пункт Источник данных.
3. Вверху страницы или табличного поля откроется окно Источник данных, в левой части которого будет располагаться список всех зарегистрированных в OpenOffice.org баз данных.
4. В правой части окна Источник данных будет отображаться содержимое выбранной базы данных: таблицы и запросы.